Organizzazione eventi aziendali Roma

Organizzare eventi aziendali di successo è una delle strategie migliori per rafforzare il tuo business.

A patto, però, di avere una check list efficace per sapere in dettaglio a cosa fare attenzione senza saltare nessun passaggio fondamentale.

Cominciamo, quindi, cercando di capire meglio cosa sono gli eventi aziendali.

 

Eventi corporate: cosa sono e a cosa servono

 

Gli eventi aziendali sono degli incontri dedicati alle aziende e ai loro dipendenti.

Differiscono tra loro per tipologia, per target e, naturalmente, per obiettivi.

Un conto è, ad esempio, organizzare una cena di gala aziendale, un altro un meeting, un altro ancora una convention o un corso di formazione.

Tutti esempi di eventi aziendali molto diversi tra loro, che rispondono, quindi, a esigenze differenti.

Da qui il secondo aspetto interessante: capire a cosa serve un evento di questo tipo.

Anche gli obiettivi, infatti, possono essere molteplici, partendo da quelli più generali della comunicazione efficace, fino alla formazione o al marketing.

 

Organizzare gli eventi aziendali a Roma: la progettazione

 

Prima dell’evento stesso, c’è una fase essenziale che è quella della progettazione e dell’organizzazione.

Si comincerà quindi a decidere il tipo di evento, le aspettative, le linee guida e gli obiettivi.

Nel briefing iniziale è bene capire anche il budget a disposizione, che condiziona praticamente tutta l’organizzazione.

A questo punto servirà una squadra che sappia confezione l’evento aziendale nella maniera migliore possibile.

Organizzare eventi aziendali può sembrare semplice, ma non lo è affatto.

Ci sono mille aspetti diversi da tenere in considerazione ed è bene essere pronti con un team qualificato ed esperto per la migliore riuscita del progetto.

 

La location del meeting aziendale e la pianificazione 

 

Una volta deciso il budget a disposizione dell’evento, si può valutare la location più adatta.

ville per eventi aziendali roma

Molto dipende chiaramente dal tipo di evento, nel caso di un meeting ad esempio si avrà bisogno di una sala discretamente ampia, con delle sedute, un videoproiettore e così via.

In base alle proprie necessità, quindi, si opterà per il luogo più appropriato e funzionale. A questo punto si procede con una check list con tutti gli step della nostra organizzazione. Di solito gli hotel meeting a Roma sono la soluzione più gettonata.

Nella lista sarà bene inserire tutte le informazioni utili, anche quelle che apparentemente potrebbero sembrare banali: la data ad esempio, ci servirà a ricordare di controllare se qualche altro evento importante è già programmato nei dintorni, la durata dell’evento, i fornitori dei vari servizi, dal catering alle luci, all’audio, alla traduzione.

Parlando di comunicazione efficace, non potrà mancare un occhio di riguardo agli inviti e alla creatività.

A questo punto non resta che mettere i contenuti dentro l’evento.

In genere, oltre ai contenuti più attinenti alla tipologie di eventi, oggi si usa moltissimo combinare la parte commerciale o formativa con un po’ di sano intrattenimento, utile per ammorbidire l’atmosfera e mettere tutti a proprio agio.

Un breve spettacolo, uno show cooking o una proiezione possono essere idee piacevoli.

 

La gestione delle feste aziendali a Roma

 

Aspettiamoci, nel corso della gestione degli eventi aziendali, di dover pensare a tutto.

Si dovrà infatti verificare che la location sia perfettamente agibile e funzionante, che l’allestimento sia appropriato, che i fornitori rispettino le tempistiche delle consegne.

Durante l’evento, poi, bisognerà essere pronti a gestire eventuali imprevisti, come il ritardo di un ospite, un microfono non funzionante, la lamentela di un invitato.

L’importante è rispondere all’imprevisto o all’errore con prontezza e spirito risolutivo.

 

La fase successiva degli eventi aziendali, il follow-up

 

Se parliamo di un evento aziendale, di certo, la sua efficacia non si esaurisce con la chiusura dell’evento stesso.

Al contrario, sarà il follow up a decretare il suo successo o meno, verificando il grado di engagement.

Un evento aziendale, infatti, può essere un’arma importante per sviluppare nuovi contatti, ma anche per consolidarne di vecchi o aprire a nuove direzioni business.

Sarà sempre opportuno, quindi, verificare i risultati di un evento con gli obiettivi prefissati, per capire cosa è stato raggiunto e cosa migliorare nella prossima occasione.

Author: Eleonora

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