La gestione degli immobili e dei condomini ha aspetti complessi e variegati di cui si deve tenere conto, soprattutto quando si parla di condomini con più di 4 unità abitative. Ecco perchè è necessario rivolgersi a dei professionisti del settore, ovvero ad amministratori di condominio capaci di gestire al meglio ogni aspetto. Il lavoro dell’amministratore condominiale è regolato da normative e leggi che impongono un determinato modus operandi. Con questo articolo cerchiamo di spiegare al meglio quali sono i compiti, i doveri e le responsabilità dell’amministratore di condominio. È stato scritto grazie alla collaborazione dello studio Martona, amministratore condominio Palermo.
I principali compiti e le responsabilità dell’amministratore codominiale
Come prima cosa ricordiamo che il compito principale dell’amministratore di condominio è quello di rappresentare il condominio per cui lavora. Egli infatti, nell’interesse del condominio, può promuovere azioni legali contro terzi o contro i condomini stessi nel caso in cui questi ultimi non vogliano adempire ai propri doveri. Ma vediamo quali sono i principali compiti che deve svolgere un amministratore di condominio serio e professionale:
- Gestione delle parti comuni dell’edificio
- Gestione della cura e della manutenzione
- Gestione delle spese condominiali
- Deve rispettare le regole e le norme stabilite dal regolamento di condominio
L’amministratore di condominio ha la responsabilità di gestire tutti gli aspetti che compongono le parti comuni di un edificio, dal corretto funzionamento dei servizi alla manutenzione degli spazi. Deve occuparsi inoltre, di riscuotere le quote monetarie di ogni singolo condomino e stilare il resoconto delle spese per giustificare uscite e entrate del fondo cassa condominiale.
Doveri dell’amministratore di condominio
Ogni amministratore di condominio ha dei precisi doveri da rispettare. Sono imposti dalla legge ma anche dal regolamento di condominio, in generale però, possiamo dividere i doveri in base al periodo del mandato:
- nomina dell’amministratore
- durante l’incarico
- alla fine di ogni anno
- a fine incarico
Doveri per l’accettazione alla nomina di amministratore di condominio
In questa prima fase l’amministratore di condominio, per accettare la nomina, deve fornire una serie di informazioni, documenti e fare una serie di procedure al fine di cominciare nel migliore dei modi. L’amministratore di condominio deve:
- Riferire i dati anagrafici e professionali, la sede dell’ufficio e il luogo dove saranno mantenuti tutti i documenti condominiali. Deve inoltre riferire giorni e orari in cui è possibile visionare tali documenti, ricordiamo infatti che i condomini hanno il diritto di verificare in ogni momento i documenti relativi al condominio.
- Nella bacheca di condominio, devono essere sempre presenti dati generici e recapiti telefonici.
- Registrare il proprio codice fiscale e quello del condominio negli uffici dell’Agenzia delle Entrate.
- Deve recarsi in banca per aprire il conto corrente del condominio o, nel caso in cui esiste già, depositare la propria firma per avere accesso al conto e diventarne responsabile.
- Volturare le utenze del condominio
- Eseguire il formale rito di consegna con l’amministratore precedente
Doveri dell’amministratore durante l’incarico
Una volta accettato l’incarico, l’amministratore di condominio ha precisi doveri da rispettare durante il corso del suo mandato. Ma vediamo nello specifico quali sono:
Convocare l’assemblea
L’amministratore di condominio ha l’obbligo di convocare l’assemblea dei condomini almeno una volta all’anno e di attuare le delibere. L’assemblea, in quanto organo deliberativo del condominio, costituisce l’istituzione più importante per i condomini. È qui che vengono prese le decisioni e l’amministratore ha l’obbligo di eseguire le delibere, in caso contrario i condomini hanno il diritto di revocare l’incarico.
Tutelare il regolamento di condominio
Il regolamento di condominio va rispettato dai condomini e dall’amministratore stesso che dovrà farsi carico della responsabilità di far rispettare le regole. Può fare tutto ciò che rientra nei suoi poteri per fare osservare le regole.
Disciplinare l’uso delle zone condominiali
L’amministratore di condominio deve amministrare l’uso delle parti comuni. È suo dovere far mantenere le regole e i condomini hanno l’obbligo di rispettarle. Ricordiamo però che il potere dell’amministratore è limitato dalle delibere dell’assemblea. È durante l’assemblea che si costituiscono e si accettano le regole per l’utilizzo degli spazi comuni. L’amministratore quindi, è tenuto a osservare il regolamento deliberato in assemblea.
Gestire le finanze del condominio
Uno dei principali doveri dell’amministratore condominiale è quello di gestire le finanze del condominio. Come abbiamo già detto sopra, il condominio deve possedere un proprio conto corrente da cui l’amministratore dovrà effettuare tutti i pagamenti. Secondo le ultime norme, costituisce una grave irregolarità pagare in contanti o utilizzare altri conti corrente. Tutto deve essere tracciato ed eseguito con il conto corrente associato al condominio stesso.
Agire, anche via legale, contro i condomini morosi
Altro obbligo dell’amministratore di condominio è quello di procedere contro i condomini che hanno delle pendenze morose, anche per via legale se necessario. Tale azione può essere bloccata solo nel caso in cui l’assemblea delibera a favore del condomino moroso, esonerandolo dai mancati pagamenti in modo ufficiale.
Esecuzione dei doveri fiscali
Le leggi impongono che ogni condominio produca la certificazione unica dei redditi relativa all’anno precedente, da presentare all’inizio dell’anno. A metà anno invece, si dovrà presentare il 730, la certificazione dei redditi dei sostituti d’imposta relativa al condominio. Le responsabilità sui mancati adempimenti alle norme di legge in materia fiscale, ricadono sull’amministratore di condominio che può essere perseguito legalmente.
Cura dei registri condominiali
Anche in questo caso la legge impone degli obblighi da rispettare. L’amministratore di condominio deve custodire i registri, mantenerli aggiornati e metterli a disposizione di tutti i condomini che vogliano visionarli. Le attuali norme vigenti in materia stabiliscono che i registri di condominio devono essere quattro:
- Registro anagrafico: contiene le informazioni generiche di ogni proprietario e i dati catastali delle unità abitative
- Registro dei verbali: contiene il regolamento di condominio e i verbali di ogni assemblea svolta
- Registro di nomina e revoca: qui vengono registrati tutti gli amministratori di condominio
- Registro di contabilità: dove vengono registrate le entrate e le uscite del condominio
Doveri dell’amministratore di condominio alla fine dell’anno
Alla fine di ogni anno, l’amministratore di condominio ha l’obbligo di stilare il bilancio annuale della gestione fiscale, successivamente deve convocare l’assemblea per farlo approvare. La legge ha fissato a 180 giorni il tempo massimo entro quale fare approvare il bilancio. C’è da dire però che il regolamento di condominio può fissare un periodo di tempo più breve (di solito è pari a un mese) e l’amministratore deve tenerne conto e rispettare i tempi previsti dalla regola di condominio.
Doveri dell’amministratore condominiale a fine incarico
Quando l’amministratore conclude il suo mandato, le norme gli impongono di consegnare tutti i documenti e i registri relativi al condominio. Se così non fosse, l’amministratore rischia di essere accusato di appropriazione indebita e di non poter più esercitare la propria professione. Inoltre l’amministratore uscente, fin quando non avverrà il passaggio formale dei mandati dal vecchio al nuovo amministratore, è tenuto a svolgere il proprio compito di gestione del condominio.
