Eventi fai da te, come e dove realizzarli

L’organizzazione di eventi è un’attività cruciale per mantenere e rafforzare le interazioni sociali, sia a livello familiare, ma soprattutto al giorno d’oggi, in ambito lavorativo. Molte sono le aziende che offrono questo tipo di servizio, pronte a soddisfare le esigenze più disparate in cambio, però, di un lauto compenso. Tuttavia non è difficile riuscire ad organizzare un evento di successo contando solo sulle proprie forze e capacità, aiutati magari da qualche utile consiglio di stampo generale, ma che saprà instradare sulla giusta via chi si appresta ad affrontare le incombenze dell’organizzazione di un evento.

I primi passi

Bisogna procedere per gradi per evitare di fare errori e per non lasciare nulla al caso.

  • La prima cosa su cui è necessario porre la propria attenzione è la scelta della data. Potrà sembrare banale, una data vale l’altra si potrà dire: niente di più sbagliato. L’idea è quella di fare una buona impressione e lasciare un piacevole ricordo del nostro evento in quanti ne prenderanno parte. Una data ben scelta è un aspetto fondamentale per raggiungere questo obiettivo, in quanto la vita di tutti, ivi compresi in nostri invitati, ruota attorno a punti del calendario ben definiti, che possono essere i giorni della settimana lavorativa, o soprattutto le feste e di conseguenza i periodi di riposo che queste implicano. Il suggerimento è quello di scegliere una data che possa confacersi nel modo più comodo con gli impegni di chi vogliamo che partecipi al nostro evento. Non è possibile qui dare un’indicazione più puntuale perché bisogna tener conto del tipo di pubblico a cui ci si rivolge.
  • Il pubblico di riferimento è un altro parametro fondamentale per la buona riuscita dell’evento. Capire bene a chi si rivolge la manifestazione influisce su tutte le scelte dell’organizzatore. Data, location, food and beverage, intrattenimento, sono profondamente influenzati dal tipo di avventori che dovranno soddisfare. C’è una sostanziale differenza nell’organizzare una festa per, ad esempio, degli adolescenti o per il consiglio di amministrazione di un’azienda!
  • L’altro passo preliminare che è di fondamentale importanza è aver ben presente quale è il budget disponibile per l’organizzazione dell’evento. Da questo dipendono praticamente tutte le decisioni che verranno prese più avanti. Inoltre una pianificazione attenta metterà a riparo da spese impreviste in corso d’opera. Quindi: dedicare un budget e rispettarlo rigorosamente.

L’organizzazione vera e propria

Una volta ben chiari i punti descritti sopra, si potrà procedere con l’organizzazione vera e propria dell’evento fai da te. Se i precedenti parametri saranno ben definiti il più è fatto. Basterà guardare a loro e le ulteriori decisioni da prendere saranno molto più chiare. A questo punto rimangono da decidere sostanzialmente solo altri due aspetti: la location e il tipo di evento.

  • La location è certamente un punto fondamentale. Una scelta azzeccata è parte integrante di un evento di successo. Negli ultimi anni ci si è sempre più allontanati dai canoni classici, erigendo a location di eventi luoghi anche inusuali, come ad esempio i musei, o aree industriali abbandonate. La scelta è figlia soprattutto del budget a disposizione e del tipo di pubblico a cui ci si rivolge, nonché del tipo di evento in questione. Tutto sommato, però, la questione fondamentale è che sia coerente col contesto, anche se il luogo non è universalmente adibito ai ricevimenti. Anzi, una scelta particolare in questo senso potrebbe dare al vostro evento un’etichetta di originalità che certamente non è un male. Quindi, vai con la fantasia, ma attenzione sempre a non mettere in difficoltà o in imbarazzo gli invitati.
  • Ultimo punto sono le attività di contorno all’evento vero e proprio: catering e intrattenimento. Il primo è quasi d’obbligo in ogni evento, di qualsiasi natura esso sia. Anche qui ci si può rivolgere a dei professionisti che potranno fornire cibo e bevande, ma anche fare da sé, soprattutto se non è questo il fulcro della manifestazione. L’intrattenimento non è fondamentale, ma può essere un contorno di classe. Anche un piccolo sottofondo musicale può dare un tocco in più al tutto, logicamente sempre congruente con l’evento in sé.

Author: Eleonora

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