Creare un evento in fiera non è così semplice come si potrebbe immaginare. Spesso si pensa erroneamente che l’organizzazione di quest’ultimo sia semplice come quando si preparavano da giovani le feste di compleanno o i festeggiamenti per qualche occasione speciale. Se si vuole, invece, avere la certezza che il proprio evento ottenga risultati positivi bisogna affidarsi alla professionalità e all’esperienza di chi il mondo degli eventi lo conosce davvero molto bene.
La parola d’ordine è organizzazione
Quando si deve creare un evento in fiera nulla deve essere lasciato al caso. Ogni piccolo dettaglio ed ogni singolare momento va ben tarato e schedulato seguendo un planning dettagliato.
Soprattutto se lo scopo è quello di attirare l’attenzione del pubblico, si devono scandire bene le tempistiche della giornata e si devono impartire le corrette nozioni a chi si dovrà occupare della gestione dell’evento.
Ecco perché diventa fondamentale che ogni singolo compito sia ben organizzato, che ci sia una distinzione precisa delle mansioni e che per ogni servizio si sappia esattamente cosa accadrà.
L’effetto sorpresa e l’importanza del divertimento
Chi va in fiera, anche se lo fa per lavoro, ha sempre l’aspettativa di potersi imbattere in qualcosa di divertente e gioioso. La fiera è anche un’occasione di socializzazione, di scambio di idee e contenuti, di incontro di leggerezza.
È proprio per tale ragione che chi organizza un evento in fiera lo dovrebbe fare nell’ottica di stupire i visitatori, di far loro trascorrere dei momenti simpatici e divertenti, di sorprenderli a tal punto da rimanere impressi nella loro memoria.
Organizzare un evento in fiera vuol dire prevedere quello che accadrà nel proprio stand o nella propria area, dall’arrivo degli ospiti al momento della chiusura della giornata.
Simulare l’organizzazione di un evento come strategia di successo
Così come gli attori che provano il copione o i cantanti che fanno le prove per un concerto, quando si organizza un evento in fiera si dovrebbe prima simulare la realizzazione del proprio spettacolo.
Questo è sicuramente uno dei metodi migliori per verificare tempistiche e modalità di svolgimento, testando in anticipo quelle che potrebbero essere le problematiche nascoste che non sono state messe in preventivo.
Non avere brutte sorprese, per aver lasciato al caso – o per meglio dire al caos – alcune parti della manifestazione è uno dei punti fondamentali della strategia per un evento di successo.
Varie professionalità a disposizione di un evento
Quando si organizza un evento in fiera molte volte c’è bisogno di diversi professionisti, ognuno specializzato in una differente e specifica attività, che dovranno però collaborare insieme, affinché la riuscita dell’evento sia ai massimi livelli.
C’è bisogno, pertanto, di qualcuno che funga da regista dei vari compiti in modo che non si accavallino i lavori e le mansioni e questa persona dovrà essere specializzata nell’organizzazione eventi.
Hostess, assistenti, tecnici delle luci, montatori, espositori, venditori, interpreti e tante altre figure professionali possono essere necessarie per allestire un evento in fiera degno di essere visitato.
L’accoglienza e l’ospitalità fanno di un evento il suo successo
Quante volte vi è capitato di visitare un luogo o uno stand ed aver avuto la sensazione che nessuno si curasse di voi, fino a sentirsi quasi in imbarazzo? Questo è proprio quello che non deve accadere ad un evento che vuole riuscire ad attirare e coinvolgere quanto più pubblico possibile.
Far sentire a proprio agio i partecipanti all’evento è dunque la chiave per far sì che quest’ultimi non solo si ritengano molto soddisfatti della loro presenza, ma che diventino loro stessi “ambassador” dello stand, dando a quest’ultimo visibilità ulteriore attraverso la loro azione di passaparola.
Di estrema importanza è la modalità con la quale si accoglie il pubblico, così come fondamentale è il modo col quale ci si congeda dallo stesso: un gadget, un omaggio, un piccolo ricordo per provare a rimanere nel cuore e nella mente dei propri ospiti.
Tutto ciò è soltanto una parte dei principali fattori ai quali bisogna pensare quando ci si appresta ad organizzare un evento in fiera e soltanto quando si è vissuto sulla propria pelle un numero consistente di esperienze ci si può considerare all’altezza di gestire la situazione.
