Il matrimonio è il giorno più importante della vita, quello che tutti vogliono che sia indimenticabile. Ecco perché la scelta delle persone alle quali affidarsi per organizzare la cerimonia e il ricevimento è fondamentale. Proprio per questo il primo requisito fondamentale di una wedding planner è la capacità di costruire immediatamente un rapporto di fiducia con gli sposi. Del resto essere investiti del compito di gestire il giorno più importante della vita di due persone è una grossa responsabilità, ma anche una enorme gratificazione. E’ un po’ come essere l’architetto dei sogni di qualcuno.
E’ un lavoro lungo che non si può improvvisare. La wedding planner è colei che dovrà stare accanto alla coppia non soltanto nel giorno più importante della loro vita, ma anche nei mesi precedenti, ascoltando ciò che dice il loro cuore e gestendo gli inevitabili momenti di stress che si presenteranno a poco a poco che ci si avvicinerà al grande giorno. La positività e la cortesia sono quindi elementi fondamentali per la perfetta riuscita dell’evento.
Stabilire un clima di fiducia
Un momento molto importante è quello del primo incontro, perché bisogna dimostrare subito di avere personalità, stile e professionalità, dal momento che saranno molte (e cruciali) le scelte nella quali la wedding planner dovrà guidare la coppia. In questo senso, dare modo ai futuri sposi di visionare un portfolio di matrimoni realmente organizzato, magari esibendo anche con orgoglio le testimonianze di coppie accompagnate al grande passo, può essere utile a dimostrare la propria competenza ed esperienza, compiendo il primo passo verso la piena sintonia con la coppia.
Saper ascoltare e guidare
Un principio cardine che un organizzatore di matrimoni deve avere chiaro in mente, è che se anche le decisioni spettano sempre ai futuri sposi, la wedding planner non deve essere solo un’esecutrice. Anzi, la sua capacità sta proprio nel comprendere i desideri della coppia e dare loro gli strumenti ideali per condurli alle scelte migliori possibili, aggiungendo il proprio tocco di creatività. Sul suo cammino ci potranno essere coppie che hanno già le idee molto chiare, ma anche coloro che non hanno una visione precisa di come vogliono che sia il loro “grande giorno”. Ecco il motivo per cui una buona wedding planner deve avere pazienza e soprattutto saper ascoltare, perché diventerà la figura di riferimento per i futuri sposi. Questo richiede anche un grande bagaglio di disponibilità e capacità di dialogo.
Le capacità gestionali e organizzative
Una volta che si è “entrati” nella testa dei clienti e che si è creata una sintonia con gli sposi, progettando e concordando con loro il fil rouge del giorno delle nozze, la wedding planner dovrà dare prova di possedere molte altre qualità. Anzitutto dovrà dimostrarsi un’esperta di galateo del matrimonio, sapendo però unire alla tradizione anche la flessibilità dettata dalle situazioni.
Poi c’è l’aspetto gestionale: avere un budget prefissato e gestirlo non è una cosa che si può improvvisare (ed è uno degli errori maggiori che si commette con il matrimonio “fai da te”) perché organizzare un matrimonio è un’attività dove non bisogna trascurare nulla, e nella quale gli imprevisti possono essere dietro l’angolo.
I dettagli fanno la differenza
Organizzare un matrimonio non si esaurisce solo nel banchetto, come invece accadeva qualche decennio fa. Oggi un matrimonio è come il racconto di una storia, in cui ogni aspetto va curato nei mini dettagli: dalla location al catering, dalla musica agli addobbi, dagli abiti alle bomboniere. Quel che solo una wedding planner può fare, ad esempio, è curare in modo proficuo le relazioni con i fornitori, che andranno proposti alla coppia e poi coordinati nel giorno del matrimonio dal momento che si deve creare un’alchimia tra molti elementi. Il matrimonio è infatti al tempo stesso una scenografia, un insieme di profumi, di colori, di una musica, delle luci e ovviamente anche del cibo. Tutti elementi che vanno uniti attraverso un solo filo conduttore, che deve far chiaramente percepire agli invitati che dietro quell’evento c’è una storia, un percorso legato alla coppia di sposi che alla fine, con un sorriso, ripagherà la wedding planner di tutte le fatiche per rendere il loro giorno davvero indimenticabile.
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